Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

SynqFlow (Inh. Samuel Schwab)
Neuhardstrasse 15d
8105 Regensdorf
Schweiz
E-Mail: help@synqflow.app
Website: synqflow.app

2. Überblick — Welche Daten wir verarbeiten

a) Beim Websitebesuch (synqflow.app)

• IP-Adresse (anonymisiert oder vollständig)
• Browsertyp und -version, Betriebssystem
• Referrer-URL, Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seiten und Verweildauer
• Cookie-Daten

b) Anmeldeformular und Registrierung

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Unternehmens-/Markenname
• Geplantes monatliches Sendevolumen
• Einwilligung mit Zeitstempel

c) Nutzung der SynqFlow-App

• Login-Daten (E-Mail, verschlüsseltes Passwort)
• API-Key der angebundenen Marketing-Plattform (AES-256-GCM verschlüsselt) und Konto-ID
• Audit-Ergebnisse und Action Items
• KI-generierte E-Mail-Texte und -Designs
• Hochgeladene Inhalte (Bilder, Logos, Produktfotos)
• Abonnement- und Zahlungsdaten
• Nutzungsverhalten (Klicks, Seiten)

d) Verarbeitung von Plattform-Daten (als Auftragsverarbeiter)

• Flow-Konfigurationen und Status
• Segmente und Listen (Anzahl, keine Einzelprofile)
• Kampagnendaten und Lieferbarkeitskennzahlen
• Suppressionslisten (aggregiert)

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ergänzend erfolgt die Verarbeitung in Übereinstimmung mit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG).

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben Daten nur weiter an:

• Auftragsverarbeiter mit AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO)
• Empfänger bei gesetzlicher Verpflichtung
• Empfänger zur Durchsetzung von Rechten

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter (Kategorien)

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten. Wir geben Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

• Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister (Datenbank, App-Hosting)
• Anbieter der von dir angebundenen Marketing- und E-Commerce-Plattformen (z. B. Klaviyo, Shopify, WooCommerce), soweit von dir autorisiert
• Zahlungsdienstleister bei kostenpflichtigen Abonnements
• Dienstleister für transaktionale E-Mails (z. B. Bestätigungen, Passwort-Reset)
• KI-Dienste für Text- und Bildgenerierung
• Analyse-Dienste zur datenschutzfreundlichen Reichweitenmessung
• Anbieter von Formular-/Onboarding-Tools
• Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Die konkrete, jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter (inkl. Sitz, Funktion und AV-Vertrag) stellen wir dir auf Anfrage unter help@synqflow.app sowie im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zur Verfügung. Alle Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Ein Einsatz weiterer Unterauftragsverarbeiter erfolgt nur mit vorheriger Information und Einspruchsmöglichkeit gemäss AVV.

6. Datenübertragung in Drittländer

Ein Teil der von uns eingesetzten Dienstleister verarbeitet Daten in Ländern ausserhalb der EU/des EWR bzw. der Schweiz, insbesondere in den USA. Soweit dabei personenbezogene Daten übermittelt werden, stützen wir diese Übermittlung auf geeignete Garantien:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäss Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO / Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914
• Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission bzw. Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework
• Ergänzende technische und organisatorische Massnahmen (z. B. Datenminimierung, Verschlüsselung in Transit)

Bei der KI-gestützten Bild- und Textverarbeitung achten wir auf Datenminimierung; hochgeladene Bilder werden möglichst frei von personenbezogenen Daten verarbeitet. Eine Kopie der einschlägigen Garantien sowie nähere Informationen zu den betroffenen Empfängern erhältst du auf Anfrage unter help@synqflow.app.

7. Cookies und Tracking-Technologien

7.1 Technisch notwendige Cookies (keine Einwilligung erforderlich)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

7.2 Analyse-Cookies (Einwilligung erforderlich)

Wir setzen einen datenschutzfreundlich konzipierten Reichweitenmessdienst ein (keine Drittanbieter-Cookies, keine vollständige IP-Speicherung, aggregierte Auswertung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

7.3 Marketing- und Werbe-Cookies (Einwilligung erforderlich)

Nach deiner Einwilligung setzen wir Marketing- und Conversion-Tracking-Technologien sozialer Netzwerke bzw. Werbeplattformen ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die konkret eingesetzten Dienste werden dir im Cookie-Banner ausgewiesen und auf Anfrage genannt.

7.4 Cookie-Verwaltung

Du kannst deine Einstellungen jederzeit anpassen: über den Link „Cookie-Einstellungen" in der Fusszeile, über den Cookie-Banner bzw. eine Cookie-Einstellungen-Schaltfläche, über deine Browser-Einstellungen sowie über Opt-out-Tools wie youronlinechoices.eu oder optout.aboutads.info.

8. Auftragsverarbeitung mit unseren Kunden

Gemäss Art. 28 DSGVO verpflichtet sich SynqFlow, Plattform-Daten ausschliesslich zur Erbringung des vereinbarten Dienstes zu verarbeiten, geeignete technische und organisatorische Massnahmen zu treffen, Unterauftragsverarbeiter nur unter den Bedingungen des AVV einzusetzen und die Kunden bei ihren Verantwortlichenpflichten zu unterstützen. Der AVV ist Anhang der AGB und wird bei der Registrierung mit akzeptiert.

9. Speicherdauer

10. Deine Rechte als betroffene Person

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung / „Recht auf Vergessenwerden" (Art. 17 DSGVO); Kontolöschung über die Einstellungen, Löschung aller Daten innerhalb von 30 Tagen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO, JSON-Export über die Einstellungen)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), www.edoeb.admin.ch. In Deutschland die Aufsichtsbehörde des jeweiligen Bundeslandes, in Österreich die Datenschutzbehörde (DSB). Kontakt zur Rechtsausübung: help@synqflow.app, Antwortfrist 30 Tage.

11. Datensicherheit

• Verschlüsselung in Transit: TLS 1.2+ (HTTPS)
• Verschlüsselung at Rest: API-Keys mit AES-256-GCM; Datenbankdaten verschlüsselt
• Zugriffskontrolle: Row Level Security (RLS) zur Datentrennung
• Authentifizierung mit PKCE-Flow; gehashte Passwörter
• Security Headers (CSP, HSTS, X-Frame-Options u. a.)
• Rate Limiting und serverseitige Input-Validierung
• Regelmässige Sicherheits-Updates

Im Fall einer Datenpanne informieren wir betroffene Nutzer und zuständige Behörden gemäss den gesetzlichen Anforderungen (Art. 33 und 34 DSGVO).

12. Dienste für Minderjährige

SynqFlow richtet sich ausschliesslich an Unternehmen und professionelle Nutzer. Unsere Dienste sind nicht für Personen unter 18 Jahren bestimmt. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen.

13. Newsletter und Marketing-Kommunikation

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Abmeldung ist jederzeit über den Abmelde-Link in jeder E-Mail oder per E-Mail an help@synqflow.app möglich. Die Abmeldung gilt nur für Marketing; transaktionale E-Mails (Rechnungen, Passwort-Reset) können weiterhin versendet werden.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

SynqFlow nutzt KI zur Analyse deiner Daten und zur Generierung von Empfehlungen, Texten und Designs. Diese dienen als Entscheidungsunterstützung — du triffst alle Entscheidungen eigenständig. Es findet keine vollständig automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Anpassungen sind möglich bei Einführung neuer Funktionen, Nutzung neuer Dienstleister oder gesetzlichen Änderungen. Die jeweils aktuelle Version ist unter synqflow.app/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail und holen, soweit erforderlich, eine erneute Einwilligung ein.

16. Kontakt und Datenschutzanfragen

SynqFlow — Datenschutz
E-Mail: help@synqflow.app
Antwortfrist: 30 Tage